Quand on est une petite structure de négoce international, il est classique de gérer son activité grâce à des tableurs Excel, sans faire appel à un logiciel de gestion. En effet, au premier abord, c’est la solution qui parait la plus simple et surtout la moins coûteuse pour :
- suivre ses commandes,
- calculer son CA et ses marges,
- contrôler sa trésorerie prévisionnelle.
Néanmoins, lorsque l’activité croît et que le volume d’informations à traiter augmente, la gestion se complique…
Voici les 4 effets de bord que vous risquez de subir très rapidement :
1. VOUS PERDREZ INÉLUCTABLEMENT EN PRODUCTIVITÉ
Quand on suit son activité sur des tableurs, on est souvent amené à multiplier les saisies dans différents fichiers ou feuilles de calcul (commandes, logistique, comptabilité…).
Une modification à faire ? Il faut penser à la reproduire autant de fois que la donnée est répétée dans les divers fichiers. L’activité se développe ? Le volume d’informations augmente. Bref, mettre à jour ou retrouver une donnée précise devient périlleux et chronophage. 
Saisies, re-saisies et recherches laborieuses vont mobiliser vos équipes. Vous prendrez conscience que vous gaspillez du temps et que le risque d’erreurs croît. Pour gagner en productivité, vous ressentirez très vite le besoin de centraliser l’ensemble de vos données business et de pouvoir passer par des flux d’informations automatiques.
Seul un logiciel de gestion intégré pourra répondre à cette attente. Et pourvu qu’il couvre vos différents métiers :
il sera vite rentabilisé.
2. VOUS EXPOSEREZ VOS COLLABORATEURS À UN TRAVAIL COLLABORATIF COMPLIQUÉ
Être plusieurs à travailler sur des tableurs peut vite devenir complexe : les copies se multiplient, les versions se mélangent, les modifications sont difficiles à tracer… Et cela est d’autant plus vrai lorsque le nombre de contributeurs augmente.
Sans parler des difficultés rencontrées par un nouvel arrivant pour se familiariser avec des feuilles de calcul généralement riches d’informations et de données.
Ou encore, en l’absence imprévue d’un collaborateur. Comment assurer la continuité de l’activité si on ne peut pas reprendre facilement ses actions en cours ?
Sans mentionner non plus les résistances au changement qu’opèrera votre équipe dès que vous voudrez améliorer ou compléter ces fameux fichiers pour répondre à un nouveau besoin de reporting ?
Seul un logiciel de gestion vous permettra d’éviter ces obstacles. Pourvu qu’il propose des flux automatiques pour votre activité commerciale et logistique, ou pour le suivi de vos marges et de votre trésorerie. Vous tirerez avantage de processus standardisés, et le travail deviendra réellement collaboratif !
3. VOUS PRENDREZ LE RISQUE DE CUMULER DES DONNÉES ERRONÉES QUI VOUS FERONT PRENDRE DES DÉCISIONS PEUT-ÊTRE INADAPTÉES
Selon Tagetik, éditeur de solutions de CPM (Corporate Performance Management) et de FG (Financial Governance), 88% des feuilles de calcul contiennent des erreurs. Alors même que 78% des décisions financières s’appuient sur ces fichiers*…
Le risque est donc réel et il est fort à parier qu’un jour ou l’autre, vos décisions 
stratégiques seront altérées si vous vous appuyez sur des données peu fiables car erronées.
Le suivi de vos commandes, par exemple, pourra se transformer en vrai casse-tête si les informations deviennent incohérentes… au risque de vous mettre en défaut devant vos clients.
Quant à vos prévisions de trésorerie, comment éviter qu’elles deviennent hasardeuses ou aléatoires ?
Seul un logiciel de gestion doté de contrôles logiques et transversaux vous permettra de sécuriser vos données et vous garantira leur fiabilité.
4. VOUS PERDREZ UNE ÉNERGIE FOLLE POUR GÉNÉRER VOS REPORTINGS
Cela prend souvent du temps et de l‘énergie pour consolider des rapports à partir de tableurs et de différents fichiers. Et ce, d’autant plus si les besoins de reporting évoluent d’une période à une autre.
Pour le calcul de votre trésorerie prévisionnelle par exemple, n’est-il pas indispensable de disposer de l’information en continu ? et pour y arriver, allez-vous devoir vous transformer en un expert « macros » au lieu de vous concentrer sur le cœur de votre métier ?
Seul un logiciel de gestion pourra vous fournir instantanément des rapports fiables sans poser le problème sur la façon de procéder. Suivez en temps réel les indicateurs d’activité dont vous avez besoin au quotidien.
En résumé, sans une solution logicielle efficace, il sera difficile d’élargir votre portefeuille clients sans augmenter vos frais généraux. Et donc difficile de sécuriser vos revenus durables.
Quand bien même vous auriez le personnel nécessaire pour manipuler et maintenir vos données à jour dans vos tableurs, vous aurez de plus en plus de mal à produire rapidement des rapports ou des analyses fiables.
Au final, vous serez certainement surpris du bénéfice immédiat que peut vous apporter un logiciel dédié à votre activité.
Vous constaterez que le retour sur investissement est extrêmement intéressant car :
- votre CA va évoluer,
- vous instaurerez de meilleures pratiques au sein de votre organisation,
- votre crédibilité auprès de vos clients ou prospects sera renforcée.
Autrement dit, vous vous assurerez un avantage concurrentiel certain.
Comme votre métier de trader est spécifique, nous avons conçu pour vous TRADE.EASY : un logiciel de gestion de trading international qui répond à toutes vos exigences… Le sésame pour accompagner votre croissance !
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*Retrouvez cet article sur : www.daf-mag.fr – « 88% des fichiers Excel contiennent des erreurs »
