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Gestion de la facturation clients et fournisseurs : les bonnes pratiques

Les bonnes pratiques pour la gestion de la facturation en entreprise

La facture est un document soumis à une réglementation bien précise qui n’est pas à prendre à la légère ! La création de documents de facturation est règlementée par le Code de commerce (CDC) et par le Code général des impôts (CGI).     

Tout professionnel a une obligation de facturation afin de matérialiser l’accomplissement d’une vente. La facturation doit suivre un certain nombre de règles quant à sa date d’établissement, les informations affichées, le type de support, la certification du logiciel utilisé et sa conservation.

Les mentions obligatoires sur une facture

Commençons par les informations qui doivent obligatoirement être indiquées sur les factures que vous émettez :

  • La date à laquelle la facture est émise par votre entreprise.
  • Le numéro de la facture (point d’attention au prochain paragraphe).
  • La date de la vente ou de la prestation de service.
  • L’identité du vendeur ou du prestataire de services : dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), adresse du siège social et l’adresse de facturation (si différente), numéro Siren ou Siret, code NAF, forme juridique et le capital social (pour les sociétés), numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).
  • L’identité de l’acheteur ou du client : dénomination sociale (ou nom pour un particulier), adresse du client (sauf opposition pour un particulier), et adresse de facturation si différente, ainsi que l’adresse de livraison.
  • Le numéro du bon de commande.
  • Le numéro d’identification à la TVA : numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA).
  • La désignation et le décompte des produits et services rendus : nature, marque, référence des produits ainsi que matériaux fournis et main d’œuvre pour les prestations, quantité, prix unitaire hors taxes et taux de TVA ajoutée, remises et autres rabais.
  • Le prix catalogue.
  • Le taux de TVA légalement applicable : si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par ligne. En cas d’exonération de TVA, la mention précisant le cadre de l’exonération doit être présente.
  • L’éventuelle réduction de prix : rabais, ristournes, et remises à la date de vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture.
  • La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
  • L’adresse de facturation uniquement si elle est différente de celle du siège social de l’entreprise.
  • Les informations sur le paiement : date à laquelle le paiement doit intervenir (ou délai de paiement), conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, taux de pénalités en cas de non-paiement ou de retard de paiement à votre entreprise.
  • L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de 2 ans pour certains biens.

La numérotation de factures

Comment faire la numérotation des factures ?

Les trois principales règles à respecter dans la numérotation de vos factures sont les suivantes :

  1. Le numéro d’une facture doit être unique (vous ne pouvez éditer 2 factures avec le même numéro la même année).
  2. Les numéros doivent respecter une séquence chronologique, ils doivent donc se suivre de façon logique et constante (type 01, 02, 03…).
  3. La séquence doit être continue et ininterrompue (c’est-à-dire sans trou ni rupture).

Le processus de numérotation

La loi vous autorise à définir votre processus de numérotation. En voici quelques exemples :

  • Numérotation séquentielle simple. Par exemple : 001, 002, 003…
  • Ajout d’une variable temporelle en préfixe. Cela peut être l’année : 2022-001, 2022-002, 2022-003… ou l’année et le mois : 2022-01-001, 2022-01-002, 2022-01-003…
  • D’autres préfixes peuvent être utilisés afin de distinguer les différentes activités de votre entreprise, la typologie de vos clients ou encore les sites de facturation… Par exemple, pour différencier vos clients Professionnels (B-001) et vos clients Particuliers ( C-001).

La numérotation automatique

Afin d’éviter les erreurs et d’être pénalisé en cas de contrôle, nous vous conseillons de vous équiper d’un logiciel de gestion (il existe de nombreux logiciels sur le marché ! Plus ou moins spécifiques, réfléchissez bien à la solution dont vous avez besoin). Surtout si le volume des factures à éditer devient important.

En effet, vous aurez l’esprit tranquille grâce au logiciel de gestion de facturation car :

  • la numérotation se fera automatiquement,
  • vous pourrez éditer vos devis et les transformer en factures,
  • toutes les mentions obligatoires seront intégrées aux documents.

La conformité de vos factures est ainsi garantie.

La gestion de la facturation n’a jamais été aussi simple !

Avec TRADE.EASY, éditez proformas et factures à votre image en quelques clics.

En savoir plus

Modalités de conservation des factures

Attention, là aussi votre entreprise risque de lourdes sanctions si vous ne respectez pas les règles en matière de conservation des factures clients et fournisseurs.

Afin de pouvoir justifier de l’exactitude de vos déclarations fiscales, vous devez respecter un délai de conservation de vos factures de 6 ans minimum, à compter de la date de leur établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres de l’entreprise.

En revanche, au niveau comptable, pour les factures clients et fournisseurs, comme pour toutes les autres pièces justificatives comptables, ce délai atteint 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.

Pensez donc à prévoir un processus d’archivage fiable et efficace, tant pour le format papier que pour le format électronique. Là aussi, renseignez-vous sur les règles à respecter en fonction du format de vos factures.

La facturation automatisée avec TRADE.EASY

Avec le logiciel TRADE.EASY, vous gérez votre activité d’import-export de A à Z ! La facturation fait évidemment partie des fonctionnalités de l’outil. Vous éditez vos proformas et factures en quelques clics, afin de les partager à vos clients. La conformité et la sécurité de vos documents est garantie, et l’export comptable généré vous exempte de la double saisie. Un gain de temps non négligeable et un risque d’erreur fortement minimisé !

Edition des proformas et factures

Quand vous saisissez une offre dans TRADE.EASY, la proforma est créée automatiquement afin de la partager avec votre client. Une fois que votre client confirme sa commande, la facture commerciale pourra être générée.

La facture se numérote dans le type de séquence défini avec vous au démarrage de TRADE.EASY. Les factures et annulations/avoirs se numérotent dans la même séquence. TRADE.EASY respecte le critère de numérotation pour garantir votre conformité.

Les factures Fournisseurs, quant à elles, sont enregistrées sur la « Demande Fournisseur » liée à l’offre.  Il s’agit d’une saisie simplifiée, uniquement pour comptabilisation et suivi des quantités.

TRADE.EASY gère la TVA ou toute autre taxe en vigueur dans votre pays.

Exemple de facture éditée par TRADE.EASY

Centralisation des documents de facturation

L’ensemble de vos documents de facturation sont sauvegardés dans l’outil ! Vous les retrouvez :

  • Dans la liste des factures et avoirs, qui permet de visualiser toutes les pièces de vente et d’achat, afin de justifier les écritures envoyées en comptabilité. Un système de filtres vous permet de retrouver rapidement la pièce recherchée. Un export au format Excel-csv est disponible.
  • Sur chacune de vos offres.

Côté sécurité, sachez que la solution TRADE.EASY, et toutes vos données, sont hébergées dans notre data-center situé en France et certifié HDS ISO 27001.

Suivi de facturation

En conclusion, TRADE.EASY vous permet de suivre facilement votre facturation.

Côté comptabilité, TRADE.EASY génère votre export comptable : tous les événements issus de la gestion de vos commandes (devis, factures clients, dépenses fournisseurs…) préparent les écritures comptables dans un tableau que vous pouvez exporter.

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