Initialement prévue pour le 1er juillet 2024, la DGSI annonçait, le 28 juillet dernier le report de la réforme sur la généralisation de la facturation électronique. D’après la loi finances pour 2024, la mise en vigueur de cette réforme est désormais prévue pour septembre 2026. Il est encore temps pour les entreprises d’anticiper ces changements. Pour cela, elles peuvent s’appuyer sur des solutions dédiées et opter notamment pour un logiciel de facturation.
Mais concrètement, en quoi consistent les obligations de la dématérialisation et quelles en sont les étapes ? Ces évolutions ont-elles des conséquences sur la gestion des opérations import export ou de grande distribution ? Toutes les réponses dans cet article.
Qu’est ce que la dématérialisation des factures ?
Par abus de langage, on aurait tendance à associer la dématérialisation des factures à la simple transition des factures en format papier à un format PDF numérique. Au sens de la loi de finances, ce processus est plus complexe. Une facture dématérialisée (ou facture électronique) implique que les étapes de création, d’envoi, de réception et d’intégration de la facture soient toutes dématérialisées.
Pour cela, il est prévu que les factures électroniques transitent sur une plateforme utilisée par l’émetteur et le destinataire de la facture. Il peut s’agir du portail Chorus Pro (plateforme de dématérialisation publique) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), accréditée par l’administration fiscale.
Pourquoi dématérialiser ?
Selon l’INSEE, la fraude à la TVA représente 20 à 25 milliards d’euros de pertes de recettes. Pour remédier à cette problématique économique et fiscale, la France a décidé de rendre obligatoire la dématérialisation des factures. S’ajoutent à cela plusieurs objectifs pour l’État. Cette réforme vise également à automatiser les tâches administratives, améliorer le suivi de l’activité économique des entreprises en temps réel pour favoriser leur compétitivité.
Outre les raisons légales, ce processus offre aux entreprises de nombreux avantages :
- Une réduction des coûts : notamment les coûts liés à l’impression, à l’envoi postal et à l’archivage papier.
- Un gain de temps et une réduction des délais, grâce à l’automatisation des tâches administratives répétitives.
- Une amélioration de la relation avec les fournisseurs et les clients, grâce à une meilleure transparence et une sécurité accrue des données.
La dématérialisation des factures s’inscrit dans une démarche visant à renforcer l’efficacité fiscale, automatiser les processus administratifs, et soutenir la compétitivité des entreprises. La mise en place s’effectuera progressivement selon les types d’entreprises.
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Dématérialisation des factures quelles obligations à prévoir
La loi de finances prévoit que le processus de dématérialisation s’effectue progressivement jusqu’en 2027. Les échéances fixées dépendent notamment de la taille de l’entreprise.
La réception de factures
A partir du 1er septembre 2026, les entreprises ne pourront plus demander à leurs fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple. Toutes les entreprises devront être en mesure d’accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs et de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale.
L’émission de factures
À compter du 1er septembre 2026, les ETI et grandes entreprises auront l’obligation d’émettre les factures électroniques. Pour les PME et TPE, l’émission obligatoire des e-factures est prévue pour septembre 2027. Pour rappel, les factures électroniques devront également être transmises automatiquement aux clients à partir de la plateforme de dématérialisation choisie. Il peut s’agir d’une plateforme publique ou une plateforme privée immatriculée.
L’archivage
Les factures électroniques devront obligatoirement être archivées dans leur format informatique d’origine.
Ainsi, lorsqu’une facture est déposée sur une plateforme de dématérialisation, elle est stockée dans ATLAS, un système d’archivage de la DGFiP (direction générale des finances publiques). Les factures y seront stockées pendant 10 ans et seront accessibles aux fournisseurs depuis la plateforme.
Pour archiver ses factures électroniques, l’entreprise doit respecter l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document.
Les statuts obligatoires
Un réseau de facturation interconnecté permet aux acteurs BtoB de suivre en temps réel l’état d’avancement de leurs factures. Quatre statuts, obligatoires, seront communiqués par toutes les plateformes :
- Déposée
- Rejetée
- Refusée
- Encaissée
D’autres statuts (mise à disposition ; prise en charge ; approuvée ; approuvée partiellement ; paiement transmis), sont recommandés, mais restent facultatifs.
L’ e-reporting
Pour rappel, l’ e-reporting est un dispositif complémentaire à la facture électronique. Il implique la transmission de données à l’administration fiscale et concerne les situations suivantes :
- en cas de transaction B2B internationale pour les factures envoyées ou reçues (importation de biens exclues) ;
- en cas de transaction B2C (factures, Z caisse, transaction hors factures) ;
- pour l’encaissement (s’il est relatif aux factures de prestation de services dont la TVA est collectée à l’encaissement).
La fréquence des flux d’e-reporting est définie en fonction du régime de TVA de TVA de l’entreprise. Ensuite, la plateforme de dématérialisation choisie par l’entreprise (PPF ou PDP) transmet ces flux à destination de l’administration fiscale.
Le conformité des factures
Pour qu’une facture électronique soit conforme aux yeux de la loi, il faut veiller aux critères suivant :
- Authenticité : prouver que l’émetteur de la facture corresponde à celui mentionné dans les données du document
- Lisibilité : s’assurer que le document numérique soit lisible dans le temps
- Intégrité de contenu : veiller à ce que le contenu de la facture ne puisse être modifié ou falsifié durant toute la durée de sa conservation légale.
Pour remplir ces conditions, il existe 3 procédés permettant de rendre l’e-facture légale :
- La signature électronique (par un certificat électronique qualifié)
- La mise en place d’un ou plusieurs contrôles qui établissent une piste d’audit fiable (PAF) entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services.
- Sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties (émetteur et destinataire) permettant une lecture par ordinateur via un progiciel de gestion intégrée (PGI) par exemple. Ce système repose sur plusieurs formats : EDI (Echange de Données Informatisé), XML ou encore un fichier PDF joint.
Les factures électroniques doivent être conservées pendant 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial.
La bonne gestion des factures : un impératif pour l’activité de votre entreprise
L’import export
Dans le secteur de l’import export, la facture commerciale est le document qui fait foi de la vente de marchandises entre un importateur et un exportateur. Comme tous les documents de facturation, la facture commerciale doit mentionner un certain nombre d’informations à fournir aux douanes. Une bonne gestion des factures est indispensable dans le secteur international. Cela permet de garantir la conformité aux réglementations douanières, de suivre les finances de l’entreprise et de prévenir les litiges avec les clients et les fournisseurs. Ce processus peut toutefois devenir fastidieux. Il est donc recommandé aux entreprises de s’équiper d’une solution logicielle adaptée à leurs besoins comme un logiciel métier type TRADE.EASY import-export ou un logiciel de facturation par exemple. Ce type d’outil peut aider à automatiser les tâches de gestion des factures renforçant ainsi, la productivité de l’entreprise.
Grande distribution et commerce de gros
Le commerce de gros et la grande distribution impliquent le traitement d’un nombre important de documents et d’informations. En ce sens, la bonne gestion des factures dans ces secteurs est cruciale. Elle permet de gagner en efficacité, en productivité et en conformité fiscale. Elle contribue également à assurer de bonnes relations avec les fournisseurs et une certaine maîtrise des coûts. Pour cela, la dématérialisation est indispensable.
Les fournisseurs
Une gestion efficace des factures fournisseurs offre plusieurs avantages à l’entreprise. En premier lieu, cela permet d’assurer la bonne gestion financière de l’entreprise. De plus, l’optimisation des processus de facturations réduit le risque d’erreurs, ce qui évite notamment des litiges avec vos fournisseurs et les retards de paiement. Enfin, une bonne gestion des factures renforce la relation avec votre fournisseur, ce qui améliore l’image de votre entreprise auprès de vos clients.
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TRADE.EASY est une solution en mode SaaS, spécialement conçue pour les entreprises du négoce, de la distribution, de l’industrie et du commerce de gros. Notre solution permet de gérer l’ensemble des processus métiers de votre entreprise grâce à ces différents modules. Vous pouvez gérer votre activité de bout en bout, automatiser vos processus et gagner un temps précieux ! En tant qu’utilisateur, vous pouvez générer automatiquement des documents conformes (proforma, factures, liste de colisage, devis) à votre image. Il vous sera également possible d’envoyer des devis et factures à vos clients et vos fournisseurs directement via notre solution. En résumé, s’équiper d’un outil de gestion, c’est faire le choix d’une solution visant à automatiser l’exécution des tâches récurrentes afin de se focaliser sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
La réforme de la facturation correspond aux valeurs de TRADE.EASY : l’innovation, la sécurisation des données et la transparence. Notre équipe d’experts se tient prête pour garantir votre conformité via l’utilisation de nos solutions.
