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La gestion de la liasse documentaire Export

Pourquoi parler liasse documentaire export ?

La gestion de la liasse documentaire dans les opérations d’import export est un sujet épineux ! Chaque opération a ses spécificités selon les marchandises, les réglementations, les pays… concernés. C’est une problématique souvent évoquée par nos clients et prospects.

C’est pourquoi nous avons abordé le sujet lors d’un webinar. Pour visionner le replay, il vous suffit de remplir le formulaire ci-dessous !

Ce qu’il ne faut pas oublier dans la gestion de ses documents d’import export

Les bonnes pratiques, vous les connaissez : assurer une veille régulière sur les réglementations douanières des pays avec lesquels vous travaillez, ainsi que sur les obligations concernant le type de marchandises transportées.

Listez l’ensemble des documents (commerciaux, logistiques, douaniers) que vous devez collecter tout au long du processus de votre opération, et définissez bien les étapes et délais auxquels vous devez être en mesure de les présenter.

Certains documents seront à produire par votre entreprise, d’autres par des tiers.

Veillez dans tous les cas à bien vérifier leur conformité et l’exactitude de leurs informations. Car un document qui n’est pas en règle vous coûtera autant qu’un document manquant.

Enfin, pensez à les sauvegarder afin d’être en capacité de les présenter en cas de contrôle ou de litige.

Suivre votre logistique n’a jamais été aussi facile !

Grâce au paramétrage de vos formalités et au suivi de vos expéditions, TRADE.EASY est votre meilleur allié dans la gestion de votre logistique.

En savoir plus

TRADE.EASY, une solution pour sécuriser la gestion documentaire de vos opérations à l’international

Pour sécuriser la gestion de cette liasse documentaire, pensez à TRADE.EASY !

En effet, TRADE.EASY vous permet :

  • d’éditer en un clic des documents à votre image (proforma, facture, packing list, B/L…),
  • d’importer des documents sur vos commandes,
  • de centraliser et sauvegarder l’ensemble des documents par commande.

De plus, grâce à la fonctionnalité Formalités, vous pouvez paramétrer des actions qui alimenteront automatiquement votre To Do List logistique. Ces formalités peuvent être liées à un pays, un produit, un partenaire ou communes à toutes vos commandes. Chaque formalité est découpée en une ou plusieurs actions à faire au cours de la vie d’une commande.

Exemple :
La formalité « Certificat d’analyse » consistera à réaliser les actions suivantes :

  • Suivre la réception du certificat d’analyse du fournisseur
  • Enregistrer le certificat reçu dans la base documentaire TRADE.EASY de la demande fournisseur
  • Saisir le certificat dans TRADE.EASY par la fonction dédiée
  • Envoyer le certificat d’analyse généré par TRADE.EASY (reconstitué avec l’entête de la société).

Les actions seront datées automatiquement à la confirmation de commande en fonction des dates repères sur lesquelles elles ont été définies (ETD, ETA etc…). Vous saurez donc toujours quel document produire et à quel moment ! La liste des actions à effectuer est une To Do List qui est alimentée de façon automatique, vous êtes donc sûr·e de ne jamais passer à côté d’une étape importante pour le bon déroulement de votre commande.

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