Dans le secteur du négoce international, une gestion optimale des importations et des exportations revêt une importance cruciale pour les entreprises. Pour être efficaces, ces échanges doivent être bien organisés, tant au niveau des flux de marchandises qu’au niveau de la documentation. Cependant, les responsables import export font face à un certain nombre d’enjeux auxquels des solutions de gestion peuvent répondre. Mais à quelles problématiques doivent ils faire face ? Comment gérer ces flux de documentation ? Quel outil de gestion logistique utiliser ? TRADE.EASY vous donne les clés dans cet article.
Quelles problématiques pour les responsables import export ?
En adéquation avec la stratégie de l’entreprise, le·la responsable import-/export coordonne et planifie les flux de marchandises pour assurer l’optimisation de la gestion des stocks. Le métier de responsable import-export joue un rôle clé dans la satisfaction des clients
Le secteur du négoce international évolue dans un environnement concurrentiel et imprévisible. Il faut également anticiper les demandes et répondre aux attentes des consommateurs. Un enjeu de ce métier est de garantir la fluidité et la sécurité des échanges commerciaux internationaux. Il doit pour cela gérer un ensemble de contraintes et de risques, notamment :
- Les délais : les produits doivent être livrés à temps pour répondre aux besoins des clients.
- La qualité : les produits doivent être en bon état à l’arrivée.
- La sécurité : les produits doivent être protégés contre les dommages, les pertes et les vols.
- Les réglementations : les produits doivent respecter les réglementations en vigueur dans les différents pays concernés.
- Les coûts : les opérations d’import-export doivent être rentables.
Pour faire face à ces problématiques, le responsable import-export doit avoir un certain nombre de compétences :
- Avoir une bonne compréhension des marchés internationaux, des réglementations en vigueur et des risques associés.
- Maîtriser l’art de la négociation.
- Entretenir de bonnes relations avec ses clients, fournisseurs, sous-traitants et partenaires (transporteurs, transitaires, etc.).
- Savoir manager une équipe.
La bonne gestion des flux : un impératif commercial pour les entreprises
La maîtrise des flux logistiques est essentielle pour toute organisation. Elle entraîne des retombées positives sur les maillons de la supply chain, dont elle facilite la coordination. L’optimisation des flux entraîne ainsi un certain nombre d’avantages commerciaux.
Réduction des coûts de stockage et de transport
Les coûts de stockages sont les principaux postes de dépenses dans le secteur du négoce international. En optimisant la gestion des flux import-export, l’entreprise peut avoir une meilleure visibilité sur l’état de ces stocks, optimiser la gestion des entrepôts et améliorer la gestion des retours de produits. Tout cela contribue à une réductions des coûts de stockage et d’exploitation. En outre, une meilleure gestion du stocks réduit considérablement les coûts liés au transport ce qui renforce à terme, la rentabilité.
Amélioration de la satisfaction des clients
Le management des flux suppose la mise en place d’outils digitaux qui favorisent le suivi des livraisons et la traçabilité des produits. Cet aspect simplifie le partage d’informations entre l’entreprise et les clients, et réduit le temps de livraison et les éventuels retards. Il s’agit d’un critère essentiel chez les clients qui, s’ils disposent des bonnes informations au bon moment, seront satisfaits (et certainement fidèles).
Anticipation des risques
Une maîtrise des flux d’import-export avec un logiciel adapté fluidifie la circulation en temps réel des informations et l’accès aux documents. Dans ces conditions, les risques de retards de livraisons, la perte de marchandises, et tout autre problème d’approvisionnement sont anticipés et évités.
Optimiser la gestion documentaire de vos imports et exports
Facture proforma, bon de commande, certificats d’origine, contrat de vente… Les documents liés aux opérations d’import export sont nombreux. Or, dans le monde complexe du négoce international, une gestion optimale de la documentation est indispensable. Elle permet de garantir la conformité, la sécurité et l’efficacité des opérations d’import export. Pour cela, il convient de suivre un certain nombre d’étapes.
Identifiez les documents requis
Lister l’ensemble des documents (commerciaux, logistiques, douaniers) à collecter tout au long du processus de votre opération est indispensable. Définissez bien les étapes et délais auxquels vous devez être en mesure de les présenter.
Optez pour un système de gestion documentaire
Mettez en place un système de gestion documentaire efficace pour suivre, stocker et organiser vos documents. Des logiciels de gestion ou ERP peuvent simplifier ce processus. Ces solutions permettent notamment d’automatiser des tâches récurrentes et de gagner du temps sur des activités à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Vérifiez les réglementations en vigueur
Assurez vous de respecter toutes les réglementations douanières et réglementaires en vigueur. Ces règles évoluent régulièrement. Elles incluent la conformité aux normes internationales telles que les Incoterms, ainsi que les règles spécifiques à chaque pays ou type de produits
Mettez en place de formations du personnel
Si vous optez pour une solution logicielle, mettez en place des formations afin que vos collaborateurs puissent se familiariser avec les outils. La conduite du changement est très importante ! Les futurs utilisateurs doivent comprendre l’intérêt et les avantages de travailler sur un nouveau logiciel afin qu’ils l’intègrent au mieux dans leurs processus de travail.
Pensez au stockage et à l’archivage
Conservez soigneusement vos documents pendant la période requise par la législation. Les systèmes de gestion documentaire numérique facilitent le stockage et l’archivage à long terme.
Un logiciel spécialement conçu pour la gestion import export
Dans le négoce international, le suivi des opérations peut vite devenir fastidieux. A ce stade, il est nécessaire de s’équiper d’un outil de gestion tel que TRADE.EASY.
Mieux gérer la documentation
TRADE.EASY permet d’éditer certains documents indispensables comme la proforma, la packing list ou la facture. Tout autre document peut être importé (douane, transport etc.) . Votre liasse documentaire est alors centralisée par affaire.
Manager l’équipe logistique
Toutes vos affaires sont centralisées dans l’outil ainsi que leur suivi, de la création de la commande à sa livraison finale. Chaque collaborateur gère les affaires qui lui sont affectées, et le manager peut avoir une vision globale de l’activité. En cas d’absence d’une personne de l’équipe, la prise en main de ses dossiers se fait simplement.
Mieux piloter au quotidien pour améliorer la stratégie commerciale
Un outil de gestion efficace permet aux entreprises de mieux piloter leur activité au quotidien et d’améliorer leur stratégie commerciale. Avec TRADE.EASY vos processus sont automatisés , vos données et informations sont centralisées et facilement accessibles grâce à sa conception en mode SaaS. De plus, grâce aux fonctionnalités de notre outil, vous gérez l’ensemble des processus impliquant les clients de votre entreprise : la relation clients et la prise de commandes jusqu’à leur facturation.
