Comment optimiser un département d’import-export ?

L’import-export est un secteur complexe. En effet, la dimension internationale de ce type d’activités ainsi que le grand nombre d’acteurs dans les transactions rendent nécessaire une gestion particulièrement fine. Pour cette raison, il est essentiel d’optimiser votre département d’import-export pour gagner en efficacité et en rentabilité. Des méthodes et outils éprouvés existent pour atteindre cet objectif de manière efficace. À la clé, une meilleure agilité et une satisfaction des exigences clients améliorée.

Les indispensables pour faire de l’import-export

En premier lieu, il faut étudier les fondamentaux et comprendre les éléments indispensables à une activité de commerce international pérenne. 

La rigueur dans l’organisation des tâches

Une des premières nécessités est une structuration forte de votre activité d’importation et d’exportation. Ceci, car le développement international d’une entreprise rencontre rapidement plusieurs difficultés très répandues et liées aux différences existant entre chaque marché.

Concrètement, en fonction des pays, les réglementations des matières premières et des produits ne sont pas forcément identiques. En outre, les documents douaniers lors des exportations doivent notamment être remplis de manière scrupuleuse. Ainsi, il faut être bien au fait de ces distinctions essentielles entre les pays sources et les pays de destination pour ne pas commettre d’impair lors de vos opérations logistiques.

De même, selon l’incoterm retenu dans le cadre d’une transaction internationale, les obligations qui vous incombent en tant qu’acheteur ou vendeur diffèrent. À ces obligations sont rattachées des actions concernant principalement le transport et l’assurance de la marchandise. Il convient donc d’attacher une attention particulière au choix de l’incoterm et des actions qu’il induit.

De plus, des opérations constituées d’un ensemble de petites tâches sont le cœur de ce transit à l’échelle mondiale. Par conséquent, à chaque étape du processus d’import-export, l’organisation doit être parfaite. Dans le cas contraire, les processus risquent de dysfonctionner rapidement. Ainsi, des oublis ou des erreurs peuvent mettre en péril votre activité et votre développement commercial avec les marchés étrangers.

La capacité de financement

Ensuite, la nature même de l’import-export rend nécessaire une bonne capacité de financement. En effet, les nombreux éléments indispensables à la bonne marche de votre activité de commerce international et la gestion logistique associée tels que les transporteurs ou la gestion des stocks vont mécaniquement immobiliser des fonds.

En outre, il faudra être capable de financer les achats et les ventes pour assurer le fonctionnement et le développement continu de vos échanges internationaux.

Une communication inter et intra-entreprise efficace 

Comme nous l’avons souligné, l’une des spécificités de l’activité d’import-export est le très grand nombre d’acteurs prenant part à son fonctionnement : les traders, les exportateurs, les importateurs, les transitaires, les fournisseurs, les banques, les assurances, les inspecteurs, les transporteurs (routiers, aériens, maritimes), les clients…

Ces différentes parties prenantes doivent bien entendu pouvoir communiquer efficacement tout au long de la supply chain. Le flot d’informations se situe en interne avec vos collaborateurs, mais aussi en externe avec vos clients et vos fournisseurs. 

Les messages issus de cette communication devront être consignés. De manière plus générale, il est important que tous les acteurs puissent échanger de l’information n’importe quand, n’importe où. Ces points sont des conditions sine qua non de votre réussite. Par conséquent, il faut définir des objectifs et suivre l’avancement de ces initiatives jusqu’à ce que tous les objectifs soient atteints.

Les moyens pour optimiser son service d’import-export

Lorsque les bases sont établies, l’étape suivante est d’optimiser son département d’import-export pour rentabiliser au maximum son activité.

La définition précise de ses processus métiers

Nous avons vu que l’erreur ou l’omission sur des segments de la chaîne logistique pouvaient entraîner de graves conséquences pour l’entreprise. Par conséquent, un des premiers éléments est la mise en place de processus métiers qui impliquent une grande rigueur. Ils ne doivent pas permettre les erreurs qui pourraient vous causer du tort.

Pour ce faire, vous devez créer des modèles d’actions à réaliser. Concrètement, ils traduiront l’application de réglementations parfois complexes en petites tâches axiomatiques. 

Si chaque collaborateur sait exactement ce qu’il doit faire et comment, le risque d’erreur diminue. Ainsi, établissez des listes de tâches à exécuter. Cette rationalisation des actions et le suivi d’actions précises à réaliser vous permettront de remplacer rapidement un collaborateur manquant. Il sera aussi impossible d’oublier une action ou un document étant donné que toutes les actions seront consignées dans la liste de tâches “intelligente” qui doit être suivie scrupuleusement. 

Une veille réglementaire irréprochable       

Sachant qu’une des difficultés principales est la question des réglementations, il est primordial d’y consacrer beaucoup d’efforts. Ainsi, vous devez être au courant des réglementations en vigueur bien entendu, mais aussi de la moindre modification. 

Par conséquent, il faut mettre en place un processus de veille réglementaire pour être toujours à jour. Pour atteindre votre objectif, vous devez vous entourer d’experts et participer à des clubs d’utilisateurs. N’hésitez pas aussi à bénéficier de l’expertise des institutions consulaires qui sont de précieuses sources d’informations fiables à propos de tous les textes réglementaires existants.

Une gestion prévisionnelle de sa trésorerie

Votre activité de commerce international exige de mettre en place une gestion fine de la trésorerie. En effet, l’anticipation est un aspect central de la réussite dans ce secteur très concurrentiel. 

L’anticipation de la trésorerie ainsi que le suivi des consommations de lignes auprès des partenaires financiers sont ainsi un point incontournable.

Par ailleurs, plusieurs points méritent votre attention. En premier lieu, le financement des postes fournisseurs et clients via les produits bancaires est coûteux. Ensuite, votre capacité de financement des opérations est stratégique. Ceci, car la gestion fine des moyens financiers mis à votre disposition et le nombre d’échanges réalisés vont peser sur le résultat de l’entreprise. 

Ce sont tous ces éléments qui obligent à gérer de manière prudente sa trésorerie. De plus, cette essentielle planification financière est complexe. Heureusement, l’IT peut et doit contribuer à mener à bien cette gestion financière notamment via l’utilisation de l’intelligence artificielle.

Un partage de l’information en continu 

L’optimisation des flux et la réussite de votre département d’import-export dépendent avant tout de l’information et de son partage. 

Pour que tous vos collaborateurs restent en contact en tout temps et en tout lieu, vous devez donc posséder un système de messagerie interne reliée à chaque affaire. En outre, l’utilisation d’une plateforme digitale vous aidera à rendre accessible l’information 24h/24 partout dans le monde. De cette manière, tous les acteurs auront accès à un partage clair et égal de l’information. 

Il s’agit d’une nécessité pour garantir l’efficacité de vos équipes. En effet, vos collaborateurs sont présents partout dans le monde. De plus, les informations qui transitent en permanence entre les clients, les fournisseurs et l’entreprise sont essentielles à l’agilité de votre activité de négoce et à son existence même.

En ce qui concerne les informations considérées comme “non stratégiques”, elles doivent pouvoir être échangées informatiquement sans avoir besoin d’intervention humaine. Cette automatisation de processus simples est importante pour gagner en rentabilité et en rapidité d’exécution. 

Des outils et solutions informatiques pour la gestion d’import-export

Pour gagner en efficacité et optimiser une activité d’import-export, il est essentiel d’effectuer une digitalisation de son activité. En effet, les nouvelles technologies sont un levier majeur pour augmenter votre productivité.

Hésitation, résistance ou méfiance sont les principaux freins à la digitalisation des entreprises. Pourtant, celles qui ont franchi le pas possèdent une croissance bien plus élevée. 

L’automatisation des process permet de fluidifier la supply chain et gagner en productivité tout en réduisant les coûts de manière drastique. Pour y arriver, vous devez définir vos objectifs puis vous placer dans un état d’esprit basé sur l’évolution constante. Car la digitalisation n’est pas une rupture, mais bien une augmentation de l’agilité et de l’innovation qui doit se faire pas en pas en respectant toujours les buts et objectifs de l’entreprise. 

Pour mener cette transition, le plus simple est de s’équiper de logiciels professionnels adapté à son activité. Le logiciel TRADE.EASY a été mis au point pour répondre aux problématiques spécifiques du secteur du négoce international.

Au sein de ce logiciel en mode Saas, tous les métiers de l’import-export sont réunis. Ainsi, la gestion des commandes, le suivi logistique et ses formalités ainsi que la trésorerie réelle ou prévisionnelle sont tous centralisés dans un espace collaboratif et sécurisé. 

Il s’agit donc d’une plateforme complète d’aide au pilotage de votre activité. TRADE.EASY permet de vous simplifier la gestion de votre activité tout en améliorant nettement l’efficacité de l’entreprise. Pour le dire simplement, une solution professionnelle tout-en-un et sur-mesure ! Ecrivez-nous pour en (sa)voir plus !