En tant qu’exportateur, il est important de garder le contrôle de vos expéditions pour éviter des risques éventuels (nombreux en logistique), et assurer vos livraisons dans les délais impartis et dans les meilleures conditions. Pour optimiser leurs activités d’exportation, il est primordial que les entreprises exportatrices s’équipent d’outils spécifiques. Quelles sont ces solutions? Comment garder le contrôle sur ses expéditions ? Nous y répondons dans cet article.
Exportateurs, pilotez les exports de marchandises
Quel est le rôle de l’exportateur ?
Pour rappel, l’exportation désigne l’action de vendre une partie de la production de biens et/ou de services à un autre pays ou région.
Pour les sociétés, exporter est un moyen de se développer rapidement et de faire connaître ses produits et savoir-faire. Il s’en suit généralement une évolution positive sur les bénéfices et la renommée de l’entreprise. Mais faire de l’export ne s’improvise pas et doit être une activité encadrée.
C’est notamment le rôle du Responsable Export. Son rôle est de piloter les exports de marchandises tout en gérant la stratégie commerciale et le portefeuille clients. Il encadre une équipe de commerciaux souvent amenés à travailler à l’étranger. Enfin, il anticipe les besoins des clients, réalise diverses études de marché et étudie la concurrence.
Les étapes à suivre pour piloter l’export de marchandises
Piloter l’export des marchandises est un processus qui s’appuie sur plusieurs étapes. Il faut tenir compte de l’aspect logistique, de la douane, des exigences juridiques et administratives.
1. Définissez votre stratégie d’exportation
Les entreprises ont plusieurs options pour exporter un produit. Il peut s’agir de la vente directe à des clients étrangers ou l’implantation de filiales à l’international. Dans les deux cas, une analyse du marché est nécessaire. En effet, il faut connaître les opportunités du pays vers lequel on exporte, les modes de consommation des habitants, ou encore la concurrence. Ces facteurs varient d’un état à l’autre. Il faudra parfois adapter votre offre et votre discours commercial au pays destinataire.
2. Choisissez bien vos partenaires
La confiance entre les différents acteurs de la chaîne logistique est indispensable à la réussite de votre activité d’export. Des relations fiables et sur le long terme sont toujours bénéfiques : vous avez connaissances des conditions et des pratiques du partenaire et vous évitez ainsi les mauvaises surprises.
3- Elaborer un plan d’action
L’export de marchandises implique la mise en place d’un plan d’action. Celui-ci précise votre stratégie en définissant les objectifs sous formes d’indicateurs prévisionnels (chiffre d’affaires prévisionnel, nombre de marchandises exportées, taux de nouveaux clients…). Ce plan doit également préciser une estimation budgétaire et les délais à respecter.
4- Elaborer une liste des documents à fournir
Le négoce international implique de fournir des documents spécifiques :
- La facture commerciale : Utilisée à des fins douanières, ce document décrit les produits que vous exportez, leur quantité, leur valeur et les conditions de vente. Elle détermine les droits et taxes d’importation.
- Liste de colisage : Ce document liste les produits expédiés et mentionne les détails de leur emballage tels que poids et les dimensions.
- Certificat d’origine : Il atteste que les produits exportés ont été conçus dans le pays d’origine. Il peut être requis pour répondre aux exigences fixées par la douane du pays de destination.
- Certificat de conformité : Il prouve que les produits exportés répondent aux normes techniques, sanitaires ou de sécurité du pays de destination.
- Lettre de transport : Utilisé pour organiser le transport des produits exportés, ce document décrit les modalités de livraison à suivre.
Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive. En effet, les exigences documentaires peuvent varier en fonction des lieux de destination, des produits exportés et des accords commerciaux en vigueur. Ainsi, il est recommandé de vérifier les exigences spécifiques à chaque exportation avec les autorités compétentes.
5- Optez pour un suivi logistique fiable
Veiller au bon déroulement de vos flux de marchandises est crucial. Un suivi rigoureux limite les risques sur vos exportations. Maintenez un contact régulier avec vos partenaires de distribution afin d’obtenir des informations sur le déroulement de l’exportation de marchandises. Vous pouvez le compléter avec des applications de tracking. En interne, vous pouvez favoriser la circulation de l’information via des logiciels et outils collaboratifs.
Optimiser l’exportation en Europe et dans le Monde
Malgré les récentes crises, la France demeure l’un des principaux exportateurs mondiaux. Parmi les produits français exportés, nous pouvons mentionner les biens manufacturés et notamment les équipements mécaniques, électroniques et informatiques. L’industrie de l’aéronautique figure toujours parmi les éléments les plus importés. Les principaux partenaires commerciaux des français sont les pays de l’Union européenne comme l’Allemagne qui est un partenaire majeur. La France exporte également dans des secteurs géographiques plus large comme la Chine ou les Etats-Unis par exemple.
Si exporter est valorisant pour une entreprise, il est important de suivre un certain processus pour optimiser la gestion des exportations.
Identifier les cibles
Identifier vos cibles avant l’export à l’international est essentiel pour maximiser vos chances de succès et limiter les risques associés à l’intégration d’un nouveau marché. Commencez par évaluer la demande potentielle pour vos produits ou services dans le pays cible. Il est important de comprendre le marché et les besoins des consommateurs pour savoir si votre produit ou service sera bien accueilli.
Définir les normes et les formalités
En premier lieu, vous devez comprendre les exigences d’exportation présentes dans le pays de destination. En effet, les réglementations et les exigences en matière de conformité peuvent varier en fonction du produit et du pays. Par exemple, les réglementations et les normes de qualité au sein des pays de l’UE comportent des similitudes. En revanche, en dehors de cette zone elles diffèrent. En effet, les livraisons de biens expédiés ou transportés hors du territoire de l’Union européenne sont exonérées de taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Ainsi, certaines formalités sont à remplir, notamment une déclaration auprès du bureau des douanes.
En ce qui concerne les normes, le système Européen est souvent exigeant et peut nécessiter la mise en conformité de certains produits.
Mettre en place un suivi logistique efficace
Exporter des produits est un processus complexe. Vous devrez planifier la logistique pour exporter vos produits. Vous devez déterminer le mode de transport utilisé, la gestion des stocks et les formalités de douane. Assurez vous de travailler avec des partenaires en logistique expérimentés afin de minimiser les risques et les coûts supplémentaires. Afin d’optimiser le suivi logistique de vos activités à l’international, il est aussi recommandé d’utiliser des logiciels de gestion spécifiques.
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Un logiciel spécialement conçu pour la gestion import-export
Pour faciliter la gestion de votre activité à l’international, il existe des logiciels spécifiques. TRADE.EASY, logiciel de gestion en mode SaaS vous permet, grâce à différentes fonctionnalités, de gérer vos activités d’import-export.
Tableaux de bord pour faciliter le pilotage des exportations
Pour toute entreprise exportatrice, il est primordial de centraliser et d’optimiser le pilotage de l’activité . Piloter, c’est suivre et mesurer les performances de vos actions commerciales : ventes, achats, importation, exportation, transport…
Pour cela, TRADE.EASY vous permet de mettre en place un tableau de bord en ligne afin de sécuriser vos prises de décisions stratégiques. Vous pouvez définir vos indicateurs et consulter l’évolution de vos chiffres clés et évaluer vos statistiques.
Suivi des affaires d’export en cours
Grâce à cet outil de gestion import export, vous pouvez bénéficier d’un suivi optimal de vos exportations. Vous pouvez suivre chaque conteneur grâce à un dispositif de tracking et ainsi vérifier le niveau d’avancement des expéditions en temps réel. De plus, un portail est mis à disposition pour vos clients et filiales pour suivre le déroulement des commandes. Les formalités sont également paramétrer afin de faciliter la gestion documentaire.
Gestion des documents et déclarations
L’exportation nécessite la gestion d’une liasse documentaire. Pour faciliter cette tâche, TRADE.EASY vous permet. D’éditer vos documents en un clic et à votre image (proforma, facture, packing list, B/L…).La sauvegarde et la centralisation de l’ensemble des documents par commande.
