Toute entreprise ayant une activité commerciale a déjà eu à traiter une facture proforma. Ce document, pourtant exclu de la comptabilité de l’entreprise, a son importance à la fois pour les fournisseurs et les clients. Mais en quoi la facture proforma se distingue des autres documents de facturation ? Quels sont ses avantages pour votre entreprise ? A quoi ressemble son contenu ? Nous l’expliquons dans cet article.
La facture proforma : définition
Qu’est c’est ?
Pour comprendre l’intérêt d’une telle facture, il faut observer son étymologie pour mieux comprendre sa définition. En effet, Pro forma signifie “pour la forme” en latin. Son nom est bien choisi, car il s’agit d’une facture provisoire. En fait, c’est une sorte de devis produit sous la forme de facture.
Cependant, elle n’a pas de valeur légale ni comptable à la différence d’une facture classique. Contrairement au devis qui devient un contrat de vente dès lors qu’il est signé, la facture proforma est simplement une ressource documentaire permettant de faire une proposition de tarification à un client. Il ne faut pas non plus la confondre avec l’acompte qui désigne une avance financière versée à l’avance avant la réception de la marchandise ou la prestation de service.
Elle n’engage pas directement l’entreprise. C’est aussi l’occasion de faire part de vos conditions générales de vente, de vos services, des délais d’expédition, des prix proposés.
Par conséquent, elle peut être discutée, remise en question jusqu’à ce que les parties se mettent d’accord. Elle n’engage jamais le client final. Ce dernier peut donc refuser la facture ou demander à la modifier.
De nombreuses organisations rendent les factures proforma obligatoires pour déterminer la valeur d’une marchandise, en particulier lorsqu’elle fait l’objet d’une opération d’import ou d’export.
L’intérêt pour les parties prenantes
L’intérêt pour le client est de pouvoir ainsi facilement comparer l’offre des différents fournisseurs. La facture pro forma est par définition provisoire. Elle est commode grâce à sa flexibilité et se révèle indispensable dans les activités de négoce et de commerce international. C’est toutefois une ressource documentaire commerciale qu’il ne faut pas négliger.
En outre, elle peut inclure des informations sur les prestations et services associés, et peut être utilisée pour la gestion de la trésorerie, notamment en facilitant le versement d’un acompte. Son utilisation est courante dans les domaines de la comptabilité et du service juridique, soulignant son importance dans la gestion des processus commerciaux et financiers.
Les avantages à utiliser la facture proforma
La flexibilité de la proforma facilite les échanges et la mise en place de contrats dans un contexte BtoB. C’est une manière d’expliciter précisément tous les termes de l’échange sans s’engager. Cette solution est idéale pour la mise en place de transactions internationales.
L’utilisation d’une facture de ce type est un réel avantage pour une entreprise, et ce, pour plusieurs raisons.
Paiements anticipés de la marchandise
Le premier avantage est la possibilité de se faire payer les articles à l’avance. Dans ce cas, le fournisseur délivre une facture définitive dès que la transaction est effective. Lors d’un échange avec un nouveau client dont vous ignorez la solvabilité, cela permet de s’assurer que la marchandise soit payée. C’est une manière agile de procéder et d’éviter d’éventuels recouvrements des créances liés à des problèmes de paiements.
Notez que la facture proforma convient aussi parfaitement dans le cas de transactions où l’exigence de paiement n’existe pas. C’est le cas notamment lors de l’envoi d’articles de démonstrations ou d’échantillons.
Obtention de prêt
Ensuite, il est possible d’utiliser une facture proforma lors d’une demande de prêt. En effet, vous pouvez faire une requête auprès d’un organisme financier via ce document. Ceci, car il vous donne l’occasion de présenter clairement votre projet et donne plus de poids à votre dossier. Par la suite, si l’organisme considère votre projet comme valable, la demande de financement sera validée.
Amélioration de la relation commerciale
Utiliser une facture proforma renforce la confiance et la transparence dans la relation commerciale entre le fournisseur et le client. En clarifiant tous les termes avant de s’engager, les deux parties peuvent éviter les malentendus et les conflits potentiels, ce qui améliore les relations à long terme.
Déclaration de marchandises à la douane
Enfin, lors des échanges d’import/export, la proforma est utilisée pour obtenir la délivrance d’une autorisation des douanes pour une opération d’achat ou de vente. La valeur de la marchandise, incluant les prestations et services associés, est ainsi déclarée sur le document. Cela facilite le processus de dédouanement et assure une conformité avec les réglementations internationales, tout en fournissant un modèle de gestion comptable.
Le contenu du document
Bien que la facture proforma n’ait pas de valeur légale ou juridique. Elle peut être requise pour justifier de l’exonération de la TVA. Il convient de veiller à respecter la forme en y indiquant toutes les informations nécessaires comme n’importe quel document commercial. Plus le document sera clair et détaillé, moins il y a aura de malentendus ensuite dans la concrétisation de la transaction.
Ainsi, une facture proforma doit comporter les informations suivantes :
- L’identification du fournisseur
- Le nom du client ou du prospect
- Un numéro de facture pro forma (notez que cela reste facultatif)
- La date d’émission de la facture
- Le détail des prestations ou des marchandises
- Les quantités
- Leur tarif hors taxes
- La TVA
- Les délais de paiement et de livraison
- La durée de validité de l’offre
- Toutes déductions éventuelles
- Les mentions particulières
La facture proforma visant à définir les termes d’une opération avant sa validation, certaines données ne sont pas pertinentes. Ainsi, des informations telles que l’identifiant de TVA de l’acheteur ou les mentions liées à la rémunération n’ont pas forcément besoin d’y figurer.
Les points d’attention lors de l’élaboration de la facture
La mention proforma
Il est essentiel que la mention proforma soit indiquée de manière visible sur une facture proforma. Ceci pour éviter de confondre ce document avec une facture définitive.
Veillez ainsi à bien prendre en compte cet élément lors de l’élaboration de votre modèle de facture proforma.
La numérotation de facture
La facture proforma n’ayant pas vocation à intégrer votre comptabilité, elle ne doit pas s’insérer dans la numérotation habituelle des factures de votre entreprise. En outre, bien qu’il soit possible de créer un numéro spécifique à vos factures proforma, il est aussi envisageable de s’abstenir de toute numérotation.
La date d’émission
Si les termes de la transaction conviennent aux deux parties, la facture proforma sera ensuite transformée en une facture définitive.
C’est lors de cette modification que la date d’émission de cette facture proforma devra être alors remplacée par la date d’émission de votre facture définitive.
Les éléments spécifiques au commerce international
En ce qui concerne les activités de négoce international, un ensemble d’informations sont à ajouter :
- Le numéro de référence de l’acheteur
- L’incoterm choisi
- La devise utilisée dans le cadre de la transaction
- Les points de livraison
- L’assurance
- Le transport
- Les frais de douane
- La date d’expédition
Tous ces points d’attention doivent être pris en compte lors de l’utilisation de votre logiciel de facturation.
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Le processus est simple et rapide. En effet, le document est préformaté et contient toutes les informations essentielles dont les mentions légales. De plus, vos éléments de personnalisation comme votre logo et vos pieds de page sont ajoutés automatiquement au document.
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