Toute entreprise ayant une activité commerciale a déjà eu à traiter une facture proforma. Ce document, pourtant exclu de la comptabilité de l’entreprise, a son importance à la fois pour le fournisseur et le client. Mais en quoi la facture proforma se distingue des autres documents de facturation ? Quels sont ses avantages et son contenu ? Nous l’expliquons dans cet article.
La facture proforma : définition
Pour comprendre l’intérêt d’une telle facture, il faut observer son étymologie. En effet, Pro forma signifie “ pour la forme “ en latin. Son nom est bien choisi, car il s’agit d’une facture provisoire. En fait, c’est une sorte de devis produit sous la forme de facture.
Cependant, elle n’a pas la valeur légale ni la valeur comptable d’une facture classique. Contrairement au devis qui devient un contrat de vente dès lors qu’il est signé, la facture proforma est simplement un document permettant de faire une proposition de tarification à un client. Elle n’engage pas directement l’entreprise. C’est aussi l’occasion de faire part de vos conditions générales de vente, de vos services, des délais de livraison et des prix proposés.
Par conséquent, elle peut être discutée, remise en question jusqu’à ce que les parties se mettent d’accord. Elle n’engage jamais le client final. Ce dernier peut donc refuser la facture ou demander à la modifier.
De nombreuses organisations rendent les factures proforma obligatoires pour déterminer la valeur d’une marchandise, en particulier lorsqu’elle fait l’objet d’une opération d’import ou d’export.
L’intérêt pour le client est de pouvoir ainsi facilement comparer l’offre des différents fournisseurs. La facture pro forma est un document provisoire commode de par sa flexibilité et se révèle indispensable dans les activités de vente et de commerce international. C’est toutefois un document commercial qu’il ne faut pas négliger.
Les avantages à utiliser la facture proforma
La flexibilité du document facilite les échanges et la mise en place de contrats dans un contexte BtoB. C’est une manière d’expliciter précisément tous les termes de l’échange sans s’engager. Cette solution est idéale pour la mise en place de transactions internationales.
Il existe plusieurs avantages manifestes à utiliser une facture de ce type.
Paiements anticipés des marchandises
Le premier avantage est la possibilité de se faire payer les marchandises à l’avance. Dans ce cas, le fournisseur délivre une facture définitive dès que la transaction est effective. Lors d’un échange avec un nouveau client dont vous ignorez la solvabilité, cela permet de s’assurer du paiement de la marchandise.
C’est une manière agile de procéder et d’éviter d’éventuels recouvrements des créances liés à des problèmes de paiements.
Notez que la facture proforma convient aussi parfaitement dans le cas de transactions où l’exigence de paiement n’existe pas. C’est le cas notamment lors de l’envoi de produits de démonstrations ou d’échantillons.
Obtention de prêt
Ensuite, il est possible d’utiliser une facture proforma lors d’une demande de prêt. En effet, vous pouvez faire une requête auprès d’un organisme financier via ce document. Ceci, car il vous donne l’occasion de présenter clairement votre projet et donne plus de poids à votre dossier. Par la suite, si l’organisme considère votre projet comme valable, la demande de financement sera validée.
Déclaration de marchandises à la douane
Enfin, lors des échanges d’import/export, le document est utilisé pour obtenir la délivrance d’une autorisation des douanes pour une transaction d’achat ou de vente. La valeur de la marchandise est ainsi déclarée sur le document.
Le contenu du document
Bien que la facture proforma n’ait pas de valeur légale ou juridique. Elle peut être requise pour justifier de l’exonération de la TVA. Il convient de veiller à respecter la forme en y indiquant toutes les informations nécessaires comme n’importe quel document commercial. Plus le document sera clair et détaillé, moins il y a aura de malentendus ensuite dans la concrétisation de la transaction.
Ainsi, une facture proforma doit comporter les informations suivantes :
- L’identification du fournisseur
- Le nom du client ou du prospect
- Un numéro de facture pro forma (notez que cela reste facultatif)
- La date d’émission de la facture
- Le détail des prestations ou des marchandises
- Les quantités
- Leur tarif hors taxes
- La TVA
- Les délais de paiement et de livraison
- La durée de validité de l’offre
- Toutes déductions éventuelles
- Les mentions particulières
La facture proforma étant un document visant à définir les termes d’une transaction avant sa validation, certains éléments ne sont pas pertinents. Ainsi, des informations telles que le numéro de TVA de l’acheteur ou les mentions liées au paiement n’ont pas forcément besoin d’y figurer.
Les points d’attention lors de l’élaboration de la facture
La mention proforma
Il est essentiel que la mention proforma soit indiquée de manière visible sur une facture proforma. Ceci pour éviter de confondre ce document avec une facture définitive.
Veillez ainsi à bien prendre en compte cet élément lors de l’élaboration de votre modèle de facture proforma.
La numérotation de facture
La facture proforma n’ayant pas vocation à intégrer votre comptabilité, elle ne doit pas s’insérer dans la numérotation habituelle des factures de votre entreprise. En outre, bien qu’il soit possible de créer un numéro spécifique à vos factures proforma, il est aussi envisageable de s’abstenir de toute numérotation.
La date d’émission
Si les termes de la transaction conviennent aux deux parties, la facture proforma sera ensuite transformée en une facture définitive.
C’est lors de cette modification que la date d’émission de cette facture proforma devra être alors remplacée par la date d’émission de votre facture définitive.
Les éléments spécifiques au commerce international
En ce qui concerne les activités de négoce international, un ensemble d’informations sont à ajouter :
- Le numéro de référence de l’acheteur
- L’incoterm choisi
- La devise utilisée dans le cadre de la transaction
- Les points de livraison
- L’assurance
- Le transport
- Les frais de douane
- La date d’expédition
Tous ces points d’attention doivent être pris en compte lors de l’utilisation de votre logiciel de facturation.
TRADE.EASY vous facilite la mise en place de factures proforma
Grâce TRADE.EASY, logiciel de gestion en mode Saas, vous pouvez éditer automatiquement une facture proforma dès la création d’une commande.
Le processus est simple et rapide. En effet, le document est préformaté et contient toutes les informations essentielles dont les mentions légales. De plus, vos éléments de personnalisation comme votre logo et vos pieds de page sont ajoutés automatiquement au document.
Cette solution en ligne permet de gagner du temps lors de la gestion des commandes à l’international en automatisant tous les processus chronophages et à faible valeur ajoutée. Les prestations proposées couvrent en effet différents métiers, tant le commercial avec la gestion des commandes (clients et fournisseurs ), que le suivi logistique et ses formalités, le calcul de votre trésorerie réelle et prévisionnelle ou encore votre export comptable. En outre, les informations transmises sont parfaitement sécurisées.
La gestion de votre activité au quotidien est ainsi facilitée et vous pouvez vous concentrer sur le cœur de votre métier et sur les tâches à forte valeur ajoutée.
