15 rue de l'Atlantique 44115 Basse Goulaine

Gestion de commande import-export : points de vigilance

gestion commandes

La gestion de commandes import export est un processus qui requière une attention particulière pour éviter tout blocage dans le flux logistique. Quels sont les principaux points de vigilance ?

Comment bien gérer l’expédition de commandes à l’international ?

Vérifier la réglementation du pays client

Les commandes expédiées à destination de clients (ou en provenance de fournisseurs) se situant en dehors de l’UE ou des départements d’Outre-mer sont soumises à diverses formalités au cours de leur livraison. 

Il est donc indispensable de préparer son entrée dans un nouveau pays-cible en s’informant scrupuleusement des réglementations imposées par ce dernier. Ces formalités sont diverses et peuvent prendre la forme de : restrictions, normes particulières, régimes d’autorisations ou encore mesures fiscales. Elles ont pour vocation de réglementer et contrôler les échanges commerciaux sur le territoire.

Attention, certains secteurs d’activité sont soumis à plus de plus fortes réglementations. La mise en conformité demande alors plus de temps et d’investissement. Nous pouvons citer par exemple le secteur médical, l’industrie pharmaceutique ou les produits alimentaires.

La gestion de la mise en conformité est un processus chronophage et complexe pour toute entreprise. Prenez donc de l’avance afin d’obtenir les autorisations nécessaires pour l’acheminement de vos commandes. Vous garantissez ainsi à vos clients un service de qualité : une expédition sans mauvaise surprise et une livraison dans les délais annoncés. Une commande bloquée au port est une expérience généralement mal vécue ! Elle dégrade l’image de l’entreprise et représente en plus un coût non négligeable.

Faire le choix du bon incoterm

Les Incoterms (International Commercial Terms) sont un ensemble de codifications élaboré par la CCI (Chambre de Commerce Internationale). Ils permettent de définir, dans le cadre d’une transaction de commerce international, les obligations et responsabilités de l’acheteur et du vendeur à chaque étape de la chaîne logistique de votre expédition (en termes de formalités, de documents réglementaires etc.). Le choix de l’Incoterm détermine : 

  • Le transfert des risques. C’est à dire le moment où l’acheteur devient responsable de la marchandise. Par conséquent, il devra en assumer la potentielle détérioration ou perte.
  • La répartition des coûts du transport. Le moment où l’acheteur prend en charge les frais inhérents au transport (qui incluent les droits de douane, les assurances etc.)
  • Le lieu de livraison des produits.

Le choix de l’Incoterm lors de la création d’une commande est stratégique pour optimiser une importation ou exportatio. Il se négocie selon les priorités et savoir-faire de chacune des parties (clients/fournisseurs).

Dans les ventes dite “au départ” (Incoterms EXW, FCA, CPT ou CIP, et pour le transport maritime FAS, FOB, CFR ou CIF), le vendeur n’assume pas les risques du transport. Ses obligations s’arrêtant à la sortie de l’usine ou à la remise des produits au transporteur. A l’inverse, dans les ventes dite “à l’arrivée” (Incoterms DAP, DAT ou DDP), le vendeur prend en charge la totalité des frais et risques jusqu’au lieu de destination.

On pourrait penser qu’il est avantageux pour un vendeur de conclure une vente au départ. Cependant ce ne sera pas l’avis d’une entreprise soucieuse de l’expérience proposée à ses clients. Elle préfèrera leur délivrer un service de qualité, en maîtrisant de bout en bout la gestion de ses commandes et la livraison de ses produits. Une offre complète qui se répercutera aussi sur le prix.

Alors, comment choisir le meilleur Incoterm ?

Un premier élément à prendre en considération est la connaissance des réglementations auxquelles seront soumises les marchandises tout au long de leur acheminement. Avez-vous le savoir-faire nécessaire pour le traitement des formalités et procédures de dédouanement ? Si votre entreprise ne détient pas les compétences en interne, il sera sans doute préférable de confier ces démarches au vendeur (ou à un partenaire expert).

Il faut aussi évaluer les risques encourus au cours du transport et leurs conséquences potentielles. Ces derniers sont généralement plus forts pour des destinations lointaines.

Enfin, il faudra mesurer les coûts que votre entreprise est en mesure d’assumer ou non.

Il s’agit ensuite de maîtriser l’art de la négociation pour servir au mieux vos intérêts.

Votre entreprise est-elle bien équipée pour la gestion de vos importations et exportations ?

Découvrez les fonctionnalités de TRADE.EASY qui ont été développées spécifiquement pour les activités de commerce international.

Découvrir

Taxation et droits de douane à connaître

Les droits de douane sont des taxes demandées par les services douaniers lorsque les marchandises passent la frontière d’un pays dans le cadre d’une importation ou d’une exportation. Ces frais peuvent être forfaitaires ou calculés en pourcentage de la valeur totale de la marchandise.

Il faut pour ce faire identifier le code douanier des produits composant votre commande. Comment ? Grâce à la nomenclature douanière, système de codification international qui permet de déterminer le taux des droits de douane applicables.

Plusieurs éléments sont à prendre en compte dans le calcul des frais de douane :

  • la valeur de la marchandise
  • l’espèce tarifaire
  • le pays de provenance
  • le prix du transport 

Le site de la douane permet de s’informer du taux appliqué via le code produit (cf. nomenclature douanière) et le code du pays de provenance.

Fournir les documents liés au transport de la marchandise

Quel que soit le mode de transport que votre entreprise retiendra pour l’expédition de la commande, les documents de transport intègrent, dans le processus logistique, la gestion de la liasse documentaire export (factures proforma et commerciale, certificat d’origine, déclaration douanière etc.).

Fret maritime

Le B/L pour Bill of Lading, ou connaissement maritime, est délivré par la compagnie maritime à l’expéditeur (sur la base des informations transmises par le chargeur). Il décrit les produits et instructions de manutention. Ce document fait office de :

  • titre représentatif de la marchandise,
  • preuve de prise en charge de la cargaison,
  • contrat de transport
  • titre de propriété.

Il sera donc à présenter au transporteur pour pouvoir récupérer la marchandise à l’arrivée.

Fret aérien

La AWB pour Air Way Bill, ou LTA pour Lettre de Transport Aérien. Là aussi émis par le transporteur, le document fait office de contrat de transport. Il certifie également la prise en charge et l’expédition des marchandises (à condition d’avoir renseigné le numéro de vol et la date).

Fret routier

La lettre de voiture CMR, en principe émise par l’expéditeur, constitue ici aussi la preuve du contrat de transport et de la prise en charge des marchandises.

Adopter un mode paiement sécurisé

Il existe différents moyens de paiement pour réaliser des opérations de commerce international. Les plus couramment utilisés sont les suivants :

  • le virement bancaire international SWIFT : moyen de paiement sécurisé, il permet aussi de réduire les délais relatifs au transfert d’argent. Il est cependant soumis à des frais bancaires, à vous de négocier le partage de ce service payant avec votre client ou fournisseur.
  • la lettre de change internationale : facile d’utilisation, ce moyen de paiement permet de définir la date de règlement de la marchandise. Pratique pour la gestion de ses flux de trésorerie.
  • le chèque international : moins couru, le chèque international ne garantit pas le paiement effectif de la marchandise. Pour sécuriser la transaction, le chèque de banque international est préférable car l’établissement bancaire de l’acheteur y appose sa signature pour approbation. Il existe aussi le chèque de banque “swift to cheque” pour lequel la banque de l’acheteur mandate un partenaire bancaire dans le pays du vendeur. C’est ce partenaire qui réalise alors le paiement dans la devise du pays d’exportation.
  • le crédit documentaire : appelé aussi lettre de crédit ou crédoc, ce moyen de paiement est courant dans le commerce international, car sécurisé. Sont impliqués le vendeur, sa banque, l’acheteur et la banque de ce dernier. Au moment où l’acheteur émet les documents prouvant le bon respect du contrat commercial, sa banque émet le paiement à la banque du vendeur.
    Dans le cas de la remise documentaire, c’est au vendeur de déclencher la demande de règlement après remise des documents prouvant l’envoi de la commande.

Optimiser la gestion des commandes à l’international avec TRADE.EASY

TRADE.EASY est un logiciel de gestion en mode SaaS (Software as a Service) qui permet de créer et piloter l’ensemble des flux d’une opération de commerce international, import et export. 

Notre solution apporte une réponse efficace à ces contraintes à la fois réglementaires, légales et contractuelles, sans cesse plus complexes et chronophages, et qui exposent les entreprises du commerce international à un certain nombre de risques.

Comment ? Le logiciel TRADE.EASY permet de :

  • centraliser vos données (catalogue, clients, fournisseurs, offres, commandes, expéditions, suivi logistique, flux de trésorerie etc.) pour un traitement plus efficace et une gestion collaborative de vos commandes,
  • automatiser vos processus afin de gagner du temps, minimiser le risque d’erreurs et sécuriser l’exécution opérationnelle de vos commandes,
  • fiabiliser les informations et centraliser la liasse documentaire pour chaque opération,
  • apporter la visibilité nécessaire au management en temps réel de l’ensemble de votre activité ainsi que de toutes les étapes de votre chaîne logistique.

Votre équipe alloue davantage de temps au profit de tâches à plus forte valeur ajoutée, votre qualité de service se trouve améliorée, et la satisfaction de vos clients et fournisseurs est meilleure.

Notre logiciel 100% en ligne s’adresse aux professionnels de l’import export : dirigeants, responsables logistique, responsables approvisionnement, responsable import ou export… en quête d’une solution digitale qui répond à leurs besoins. Il offre de multiples fonctionnalités, de la gestion commerciale au suivi logistique, en passant par la gestion de la trésorerie. Notre outil intègre les spécificités du commerce international, et s’adapte à vos processus de travail. A découvrir de toute urgence !

Info : la solution TRADE.EASY est hébergée dans notre propre data-center situé en France, agréé ISO 27001 et certifié HDS (soit le plus haut niveau de sécurité). Vos données sont donc hautement protégées.

Découvrez les fonctionnalités de TRADE.EASY