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Formalités douanières : Comment les gérer ?

Les procédures douanières liées à vos importations et/ou exportations représentent des enjeux importants en termes logistiques et financiers. La bonne exécution de vos opérations de commerce international en dépend. Les risques ? Des marchandises bloquées en douane ou des retards de dédouanement qui engendrent des frais supplémentaires. Alors un conseil pour remplir les formalités requises : anticipez et maîtrisez votre liasse documentaire !

Pourquoi remplir des formalités douanières ?

Chaque entrée ou sortie de marchandises sur un territoire douanier donne lieu à des formalités douanières. Ces formalités dépendent du type de marchandises, de leur origine, de leur valeur et des pays par lesquels elles transitent.

Donc dès lors que vous importez et/ou exportez des marchandises, vous êtes soumis à ces formalités (documents, droits de douane, taxes…). L’objectif ? Vous rendre conforme à la réglementation internationale et éviter de perdre du temps (et de l’argent) ! La maîtrise de vos risques passe par la maîtrise de vos process douaniers. Cela implique de connaître parfaitement vos obligations, et de suivre les évolutions réglementaires pour être à jour dans vos déclarations et procédures.

NB : C’est l’Incoterm retenu dans votre transaction qui va déterminer les obligations de chacun pour l’accomplissement des formalités, le règlement des droits de douane et la fourniture des documents.

Quelles sont les formalités douanières à remplir ?

Les documents nécessaires à l’importation et à l’exportation

La liste des documents dépend de la nature des marchandises, du pays de destination et des contrôles à l’import ou à l’export. Il est donc possible que des documents supplémentaires soient demandés lors du passage en douane.

  • Les documents émis par votre entreprise
    • La facture commerciale
    • La liste de colisage
  • La déclaration en douane. Les commissaires en douane et les transitaires peuvent la rédiger sur la base des documents que vous leur aurez fournis. Elle comprend entre autres informations :
    • Le classement tarifaire (code SH)
    • La valeur
    • L’origine
  • Le certificat d’origine (pays de fabrication)
  • Les documents de transport 
    •  Bill of Lading pour le maritime
    • LTA pour l’aérien
    • LVI pour le train
    • CMR pour le routier
  • Des certificats supplémentaires peuvent être demandés selon la nature de la marchandise (produits agricoles, matériel de guerre, biens culturels, médicaments, espèces animales et végétales)
  • Des certificats peuvent aussi être demandés dans le cadre des contrôles liés à la qualité des marchandises, certificats sanitaires ou phytosanitaires (produits cosmétiques, produits d’origine animale, fruits, légumes, semences et autres végétaux, produits agricoles et vins de Champagne)

Formalités douanières, comment les gérer ?

Les procédures douanières liées à vos importations et/ou exportations représentent des enjeux importants en termes logistiques et financiers. Comment les gérer au mieux ?

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Nos conseils pour la gestion de vos formalités douanières

Analyse et veille réglementaire

L’analyse des flux et de l’origine de vos marchandises, ainsi qu’une veille réglementaire assidue des procédures liées à l’importation et à l’exportation sont indispensables pour optimiser vos opérations douanières.

Une veille régulière est nécessaire car la réglementation évolue constamment. Un exemple récent : l’évolution potentielle des nomenclatures des produits chimiques et pesticides.

L’objectif est de connaître le plus précisément possible les procédures administratives auxquelles vous êtes soumis lors du passage en douane, afin d’assurer votre conformité. Et ce, pour chacune de vos marchandises en fonction de leur nature, de leur origine, et leur valeur et du pays de destination.

Pour les non-initiés, il est possible de faire appel à un représentant en douane qui réalisera, en leur nom, toutes les démarches nécessaires pour fluidifier et sécuriser leurs flux de marchandises (déclaration en douane, remise des documents, paiement des droits de douane et autres taxes, etc.).

S’équiper d’un outil pour le suivi des formalités logistiques

Le suivi de vos formalités se découpe en de nombreuses tâches à effectuer au fil de vos expéditions. Cela peut vite se transformer en casse-tête !

C’est pourquoi nous avons développé une fonctionnalité spécifique dans TRADE.EASY qui vous permet de ne pas passer à côté d’une étape importante, et de maîtriser votre chaîne d’import-export en toute tranquillité !

Le principe est simple : vous paramétrez les formalités identifiées dans vos process et les actions qui y sont associées, avec les délais de réalisation et d’alerte.
Les actions seront datées automatiquement à la confirmation d’une commande en fonction des dates repères sur lesquelles elles ont été définies.

Une formalité peut-être commune à toutes les commandes ou liée à des :

  • Pays
  • Références
  • Partenaires
Paramétrage des formalités dans TRADE.EASY
Création d’une Formalité dans TRADE.EASY

Toutes les actions viendront alimenter automatiquement votre To-Do List logistique. Pratique non ?

To Do List logistique dans TRADE.EASY
La To Do List Logistique s’alimente automatiquement dans TRADE.EASY

Ainsi TRADE.EASY facilite ainsi le suivi logistique de vos expéditions et la gestion des formalités de douane. Notre solution permet aussi de gérer en amont la création de vos commandes (clients et fournisseurs), de suivre vos mouvements de trésorerie, de générer votre export comptable et de suivre votre activité grâce à un éventail d’indicateurs.

Pensez à TRADE.EASY pour le suivi de vos formalités et déclarations douanières !

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