5 conseils pour organiser et sécuriser le suivi de votre logistique en import-export

Dans les activités d’import export, un bon suivi logistique est la garantie de clients satisfaits et d’une optimisation financière de vos opérations à l’international. En effet, la qualité et la rigueur du suivi permettent d’éviter bon nombre d’incidents, tels que des marchandises coincées au port suite à l’oubli d’une formalité, qui pèseraient lourd dans les coûts supplémentaires. Des process logistiques sécurisés sont synonymes de rentabilité et de satisfaction client (indispensables pour le business à l’heure où les marges sont minimes).

Voici selon nous les bonnes pratiques à instaurer pour optimiser la gestion logistique de vos opérations en back to back.

1- Travaillez avec des partenaires de confiance : Fournisseur, Transport, Douane, Assurance…

Vous le savez mieux que personne, dans le secteur de l’import export, la confiance entre les différents acteurs de la chaîne logistique est indispensable et peut constituer un véritable avantage concurrentiel.
Des relations fidèles sur le long terme sont toujours bénéfiques : vous connaissez les conditions et les pratiques du partenaire, vous évitez les mauvaises surprises sur la qualité du service rendu, les marges de négociation sont meilleures… Autant de points qui vous permettent de garantir la livraison des marchandises dans les meilleures conditions à vos clients.

2- Assurez-vous de disposer des informations nécessaires sur les commandes à exécuter à l’international

En fonction de la taille de votre entreprise et de l’organisation de vos équipes, il se peut que la partie commerciale soit « détachée » de l’équipe logistique.
Généralement, l’équipe logistique prend la main sur les affaires validées par l’équipe Sales.

La force commerciale prospecte, source, négocie et valide les commandes. La bonne exécution de ces commandes par la team logistique nécessite avant tout la réception de toutes les informations nécessaires : Clients / Fournisseurs / Marchandises / Quantités / ETD / ETA / Transport / Incoterms / Pays d’origine / Pays de destination…

Il est donc indispensable de mettre en place des procédures détaillées (et surtout s’assurer de leur mise en pratique) sur la communication et la circulation des informations entre vos équipes.

Des outils existent, comme TRADE.EASY, pour favoriser ce travail collaboratif et sécuriser l’exactitude des informations échangées. Vous verrez, cela devient vite indispensable ! Surtout quand votre business se développe et que vos équipes grossissent.

3- Définissez vos process pour prévenir les risques tout au long de la chaîne logistique

Le négoce international est un métier foncièrement risqué car vous endossez de multiples responsabilités pour répondre aux demandes de vos clients : trouver la bonne marchandise au meilleur prix qu’il va falloir délivrer en supportant les risques sur les changes, le fret, l’assurance… Il vous faut garantir le meilleur des services pour fidéliser vos clients.

Il est donc indispensable de définir le plus précisément possible les processus qui définissent la gestion de votre chaîne logistique de bout en bout, en fonction des règlementations et formalités liées à la nature des marchandises, aux pays par lesquels elles transitent, leur transport etc.

Définissez les étapes de vos flux logistiques et identifiez les points potentiellement « critiques » : par exemple, quels documents liés à vos marchandises faut-il prévoir et dans quel délai par rapport à la date de départ ? Vous pourrez ainsi lister dans l’ordre les actions à effectuer tout au long du transit de vos marchandises.

Sachez en passant que TRADE.EASY, logiciel de gestion logistique, vous permet de paramétrer la gestion de ces formalités et génère automatique votre To-Do list logistique, datée et organisée. D’un coup d’œil vous connaissez vos tâches et visualisez vos éventuels retards.

4- Documents : élaborez vos modèles et centralisez-les

Les documents sont nombreux et variés dans la gestion logistique d’une commande à l’international ; fonction des formalités liées à la nature des marchandises et des règlementations douanières propres à chaque pays ou zone géographique.

Il est indispensable de les connaître et de les sauvegarder pour chaque affaire. Pour les documents logistiques que vous devez fournir, définissez-en les modèles (mise en page, informations indispensables) : cela permet à votre équipe logistique de gagner du temps et d’éviter les erreurs. De plus, l’image de votre entreprise n’en sera que meilleure si vos documents sont bien cadrés et harmonisés.
Et pensez à bien centraliser les documents par commande, afin de pouvoir les transmettre rapidement si besoin aux autorités et/ou à vos clients.

Vous vous en doutez, TRADE.EASY permet aussi de générer vos documents à votre image, avec la garantie d’y afficher les informations fiables liées à vos commandes !

5- Faites le choix d’outils adaptés pour sécuriser vos actions et gagner en productivité

De nos jours, de nombreux outils existent pour vous aider à structurer votre activité, sécuriser vos données et optimiser l’exécution de vos tâches au quotidien. Les nombreux logiciels de gestion que vous trouverez sur le marché proposent des fonctionnalités variées et répondent à des problématiques métiers plus ou moins spécifiques (en fonction de votre secteur d’activité, de votre métier…).

Il y a de nombreux avantages à digitaliser la gestion de votre entreprise, à moindre coût, ce serait une erreur de s’en priver !

La solution TRADE.EASY a été développée pour permettre aux entreprises qui font du négoce international, de l’import et/ou de l’export, de gérer leurs commandes à l’international de bout en bout : de la gestion commerciale au suivi de leur trésorerie en passant évidemment par le suivi de leur logistique. Elle offre également une visibilité sur les indicateurs clés de votre business ou service afin de faciliter vos prises de décision stratégiques.

Contactez-nous pour en savoir plus sur ce que TRADE.EASY peut vous apporter !