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Documents logistiques pour l’international : comment bien les formaliser ?

documents logistiques

Gérer la documentation logistique dans le commerce international est un sujet épineux. En effet, les réglementations sont nombreuses et variées, rendant complexe le fait de disposer du bon document au bon moment. Pour délivrer un service de qualité, il est indispensable de maîtriser la chaîne documentaire liée à ses opérations internationales. Ces documents logistiques dépendent de différents critères. Il peut s’agire de la nature des produits, du type de transport, des Incoterms de vente et des pays de départ, de transit et d’arrivée. Les finalités de ces documents sont aussi diverses. Ils peuvent servir de preuve, permettre un transfert de propriété, assurer la marchandise, conditionner un paiement… Soyez vigilants, mettez à plat vos processus logistiques et identifiez-les tous ! L’objectif de votre entreprise : être en conformité, réduire le risque douanier et tenir les délais.

Les documents logistiques : attention aux erreurs !

Le taitement de la liasse documentaire, notamment dans le secteur logistique, est une tâche complexe et fastidieuse. Elle exige une rigueur méthodique pour assurer la qualité et l’exactitude de chaque type de document. Une gestion inappropriée peut entraîner des erreurs coûteuses. Parmi elles, nous pouvons citer des retards de livraison, et des risques de non-conformité réglementaire tout au long de la chaîne logistique. La minutie dans le traitement et l’organisation des pages de documentation est cruciale pour maintenir l’efficacité opérationnelle et garantir le respect des normes internationales.

Les documents de base

Dans votre gestion de la chaîne logistique, les documents suivants seront indispensables pour toute exportation, quelle que soit la zone géographique et la nature des produits :

  • La facture proforma, document commercial qui définit précisément les termes de la transaction.
  • Le certificat d’origine qui permet d’identifier les produits et leur provenance.
  • La liste de colisage, établie par le vendeur, qui détaille la marchandise colis par colis lors du chargement sur le moyen de transport (nombre, poids, marques).
  • L’attestation d’assurance, remise par l’assurance de l’expéditeur, qui couvre la marchandise en cas de dommages (attention, certains pays exigent le recours à une compagnie d’assurance nationale).

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Des pratiques douanières spécifiques pour chaque pays d’exportation

Connaître les formalités douanières des pays par lesquels vos produits transitent est indispensable pour minimiser les risques liés à votre activité d’importation et d’exportation. Les règles sont plus ou moins complexes en fonction du territoire douanier. Des échanges intracommunautaires seront évidemment plus simples que de faire de l’extracommunautaire.

Soyez donc vigilants et renseignez-vous bien sur les obligations de chaque pays. L’enjeu est d’éviter que vos flux de marchandises ne se retrouvent pas bloqués en douane. Prudence, ces obligations seront aussi inhérentes à l’Incoterm choisi dans le cadre de votre « contrat » de vente.

Les documents de transport : fret maritime, aérien ou terrestre.

Les documents émis par les compagnies de transport constituent une preuve de prise en charge des marchandises mentionnées, et certifient leur transport et leur livraison à destination, conformément aux instructions reçues.

Ces documents diffèrent selon les modes de transport, vous retrouverez principalement :

Douanes : entre déclarations et certificats

Chaque entrée ou sortie d’un territoire douanier donne lieu à des formalités douanières. Différents types de documents en découlent (au minimum la facture, la liste de colisage et le titre de transport).

Vous pouvez d’ores et déjà différencier les obligations entre les échanges intracommunautaires et extracommunautaires : pour les premiers vous aurez la Déclaration d’Echanges de Biens (DEB) et pour les autres le Document Administratif Unique (DAU). La gestion de ces différents documents est cruciale pour une logistique internationale efficace.

Voici d’autres exemples de documents douaniers qui peuvent être exigés en fonction de l’opération : le Renseignement Tarifaire Contraignant (RTC), le Renseignement Contraignant sur l’Origine (RCO), le Certificat d’origine, Certificat d’inspection, la facture douanière, le carnet TIR…
Attention, depuis le 1er janvier 2021, il n’est plus possible d’effectuer les formalités douanières par courrier et en version papier, il faudra les effectuer en ligne depuis la plateforme des douanes DELTA. 

Principaux documents de logistique pour une livraison à l’international

DOUANES
Carnet TIR Document de transit douanier qui accompagne les marchandises sous régime TIR au cours de leur transport.
Document administratif unique (DAU)
 
Décrit la valeur des marchandises exportées / importées, leurs quantités, le contenu détaillé, les conditions de livraison, les frais de transport, les détails relatifs à l’identité de l’expéditeur et du receveur des marchandises.
TRANSPORT
Connaissement (Transport maritime) Ou « Bill of lading ». Titre représentatif de la marchandise lors d’un transport maritime. Etabli par l’armateur, il permet au destinataire de lui réclamer la marchandise.
Lettre de transport aérien (LTA) (Transport par avion) Matérialise le contrat de transport de marchandises, preuve de la prise en charge de la marchandise.
Lettre de voiture CMR (Transport routier) Matérialise le contrat de transport de marchandises entre un chargeur et le transporteur international.
Lettre de voiture internationale (LVI) (Transport ferroviaire) Ou Lettre de voiture CIM.
Etablie par l’expéditeur et la compagnie de chemin de fer, matérialise le contrat de transport.  
AUTRES
Certificat d’origine
 
Atteste de l’origine d’une marchandise (établi par une autorité habilitée dans le pays d’origine).
Certificat d’assurance Résume les garanties et les principales dispositions du contrat d’assurance (dépend de l’Incoterm de vente).
Facture définitive Document comptable délivré par le fournisseur lorsque sa prestation est terminée.
Facture Proforma Détermine les grandes lignes de la vente (devis).
Liste de colisage Permet le contrôle des marchandises. La liste détaille les caractéristiques des divers colis constituant une expédition (nombre, poids, marque). Le total devant correspondre aux indications des autres documents.

TRADE.EASY : une seule plate-forme pour gérer votre logistique et centraliser vos documents !

TRADE.EASY, logiciel pour les entreprises du négoce, du commerce de gros et de l’industrie. Fort de son expérience auprès des entreprises du commerce international, TRADE.EASY propose un certain nombre de fonctionnalités essentielles à la gestion de votre activité d’import export.

Centralisez tous vos documents

Sur la scène internationale, la gestion documentaire s’apparente à un labyrinthe complexe, parsemé de pages et de réglementations propres à chaque pays. Cette complexité expose les entreprises à des risques importants, pouvant impacter négativement leur activité. Pour y remédier, TRADE.EASY permet une centralisation documentaire pour une gestion simplifiée. Ainsi, vos factures, documents de transport, assurances, certificats sont regroupés sur une même plateforme. Vous limitez ainsi les risques de perte de documents qui nuisent à votre activité. 

Avec TRADE.EASY, le suivi de votre logistique est facilité. La liste des actions à effectuer (liées aux formalités et autres obligations) est automatiquement générée sur la base de vos propres processus.

Éditez automatiquement vos documents à votre image

Avec TRADE.EASY, générez automatiquement proforma, facture, liste de colisage à votre image. Vous pouvez ajouter à ces documents les éléments caractéristiques de votre entreprise : logo, nom, adresse, mentions…

Gestion des formalités

Avec TRADE.EASY, mettez en place votre workflow (flux de travail) de conformité. En configurant les formalités douanières et réglementaires applicables à vos opérations internationales, l’outil génère automatiquement une liste d’actions à réaliser pour chaque commande et expédition, depuis la commande jusqu’à la livraison ou l’entrée en stock.

Une interface intuitive

Pour vous permettre, une expérience utilisateur de qualité, l’édition des documents depuis TRADE.EASY est très simple. Depuis une commande, il suffit de cliquer le bouton de génération du document, puis de choisir la langue du document, les informations à afficher et éventuellement d’ajouter un commentaire.

Générer un document dans TRADE.EASY

Un logiciel SaaS hautement sécurisé :

TRADE.EASY, comme toutes les solutions développées par Pepperbay est une solution en mode SaaS. Elle est donc accessible en ligne et sans installation requise. Disponible à tout moment, (à condition de bénéficier d’une connexion internet) ce type d’outil facilite le partage de document et le travail en équipe. Ainsi, les risques de perte de document ou de double saisie de données par exemple est réduit du fait grâce à ce travail collaboratif. Et la sécurité dans tout ça ? TRADE.EASY est une solution développée et hébergée en France. Nos solutions sont certifiées ISO 27001 et HDS, de quoi garantir à votre entreprise la sécurité de ses données et de celles des clients.

En conclusion, la gestion efficace des documents logistiques dans le commerce international est essentielle pour assurer la conformité réglementaire et minimiser les risques. Cette tâche complexe requiert une méthodologie rigoureuse impliquant une maitrise des différents types de formalités et ressources documentaires. Des outils comme TRADE.EASY facilitent ce contrôle en centralisant votre liasse documentaire et en automatisant les processus, offrant ainsi aux entreprises une meilleure visibilité sur leur activité.