Documents logistiques pour l’international : comment bien les formaliser ?

La gestion de la documentation logistique dans le commerce international est un sujet épineux. En effet, les réglementations sont nombreuses et variées, rendant complexe le fait de disposer du bon document au bon moment. Pour délivrer un service de qualité, il est indispensable de maîtriser la chaîne documentaire liée à ses opérations internationales. Ces documents dépendent de la nature des marchandises, du type de transport, des Incoterms de vente et des pays de départ, de transit et d’arrivée. Les finalités de ces documents sont aussi diverses : ils peuvent servir de preuve, permettre un transfert de propriété, assurer la marchandise, conditionner un paiement… Soyez vigilants, mettez à plat vos processus logistiques et identifiez-les tous ! Votre objectif : être en conformité, réduire le risque douanier et tenir les délais.

Les documents logistiques : attention aux erreurs !

Les documents de base

Dans votre gestion de la chaîne logistique, les documents suivants seront indispensables pour toute exportation, quelles que soit la zone géographique et la nature des marchandises :

  • La facture proforma, document commercial qui définit précisément les termes de la transaction.
  • Le certificat d’origine qui permet d’identifier les marchandises et leur provenance.
  • La liste de colisage, établie par le vendeur, qui détaille la marchandise colis par colis (nombre, poids, marques).
  • L’attestation d’assurance, remise par l’assurance de l’expéditeur, qui couvre les marchandises en cas de dommages (attention, certains pays exigent le recours à une compagnie d’assurance nationale).

Des pratiques douanières spécifiques pour chaque pays d’exportation

Connaître les formalités douanières des pays par lesquels vos marchandises transitent est indispensable. Les règles sont plus ou moins complexes en fonction du territoire douanier : des échanges intracommunautaires seront évidemment plus simples que de faire de l’extracommunautaire.

Soyez donc vigilants et renseignez-vous bien sur les obligations de chaque pays afin que vos marchandises ne se retrouvent bloquées en douane. Prudence, ces obligations seront aussi inhérentes à l’Incoterm choisi dans le cadre de votre « contrat » de vente.

Les documents de transport : fret maritime, aérien ou terrestre.

Les documents émis par les compagnies de transport constituent une preuve de prise en charge des marchandises mentionnées, et certifient leur transport et leur livraison à destination, conformément aux instructions reçues.

Ces documents diffèrent selon les modes de transport, vous retrouverez principalement :

Douanes : entre déclarations et certificats

Chaque entrée ou sortie d’un territoire douanier donne lieu à des formalités douanières. Nombreux sont les documents qui en découlent (au minimum la facture, la liste de colisage et le titre de transport).

Vous pouvez d’ores et déjà différencier les obligations entre les échanges intracommunautaires et extracommunautaires : pour les premiers vous aurez la Déclaration d’Echanges de Biens (DEB) et pour les autres le Document Administratif Unique (DAU).

Voici d’autres exemples de documents douaniers qui peuvent être exigés en fonction de l’opération : le Renseignement Tarifaire Contraignant (RTC), le Renseignement Contraignant sur l’Origine (RCO), le Certificat d’origine, Certificat d’inspection, la facture douanière, le carnet TIR…
Attention, depuis le 1er janvier 2021, il n’est plus possible d’effectuer les formalités douanières par courrier et en version papier, il faudra les effectuer en ligne depuis la plateforme des douanes DELTA.

Principaux documents de logistique pour une livraison à l’international

DOUANES
Carnet TIRDocument de transit douanier qui accompagne les marchandises sous régime TIR au cours de leur transport.
Document administratif unique (DAU)
 
Décrit la valeur des marchandises exportées / importées, leurs quantités, le contenu détaillé, les conditions de livraison, les frais de transport, les détails relatifs à l’identité de l’expéditeur et du receveur des marchandises.
TRANSPORT
Connaissement (Transport maritime)Ou « Bill of lading ». Titre représentatif de la marchandise lors d’un transport maritime. Etabli par l’armateur, il permet au destinataire de lui réclamer la marchandise.
Lettre de transport aérien (LTA) (Transport aérien)Matérialise le contrat de transport de marchandises, preuve de la prise en charge de la marchandise.
Lettre de voiture CMR (Transport routier)Matérialise le contrat de transport de marchandises entre un chargeur et le transporteur international.
Lettre de voiture internationale (LVI) (Transport ferroviaire)Ou Lettre de voiture CIM.
Etablie par l’expéditeur et la compagnie de chemin de fer, matérialise le contrat de transport.  
AUTRES
Certificat d’origine
 
Atteste de l’origine d’une marchandise (établi par une autorité habilitée dans le pays d’origine).
Certificat d’assuranceRésume les garanties et les principales dispositions du contrat d’assurance (dépend de l’Incoterm de vente).
Facture définitiveDocument comptable délivré par le fournisseur lorsque sa prestation est terminée.
Facture ProformaDétermine les grandes lignes de la vente (devis).
Liste de colisagePermet le contrôle des marchandises. La liste détaille les caractéristiques des divers colis constituant une expédition (nombre, poids, marque). Le total devant correspondre aux indications des autres documents.

TRADE.EASY : une seule plate-forme pour gérer votre logistique et centraliser vos documents !

Centralisez tous vos documents

TRADE.EASY, logiciel de gestion pour l’import export, vous permet de centraliser tous les documents d’une affaire au même endroit : qu’il s’agisse de documents générés par TRADE.EASY ou de documents externes.

Avec TRADE.EASY, le suivi de votre logistique est facilité. La liste des actions à effectuer (liées aux formalités et autres obligations) est automatiquement générée sur la base de vos propres processus.

Éditez automatiquement vos documents à votre image

Avec TRADE.EASY, générez automatiquement proforma, facture, liste de colisage à votre image (logo, nom, adresse, mentions…).

Une interface intuitive

L’édition des documents depuis TRADE.EASY est très simple. Depuis une commande, il suffit de cliquer le bouton de génération du document puis de choisir la langue du document, les informations à afficher et éventuellement d’ajouter un commentaire.

Générer un document dans TRADE.EASY